Fonctionnalités de notre CRM SaaS énergies renouvelables, gestionnaire de relation client - iColl

Les fonctionnalités

Collaboratif

Paramétrage (pour direction commerciale ou générale)

  • Gestion des paramètres (Tarif de rachat, taux de TVA, organismes de financement…)
  • Gestion des utilisateurs, avec possibilité, pour plus de sécurité, de limiter les accès selon des adresses IP spécifiques ou des horaires de connexion pré-établis, des différents groupes et des rôles de chacun : Administrateur, Manager, Utilisateur (Commercial, Administratif, Technique…)
  • Gestion du catalogue commercialisé (fournisseurs, produits, packages de produits commercialisés)

Gestion et suivi des dossiers client (pour les commerciaux, agents administratifs, techniciens, clients finaux)

  • Informations personnalisées selon l'identité de l'utilisateur
  • Consoles de suivi pour connaître rapidement l'état de traitement des dossiers
  • Accès aux Fiches / clients - projets - commandes
  • Alertes automatisées par e-mail en fonction de l'alimentation et du traitement des projets (validation, suspension, annulation…)
  • Accès spécifique au "client final" pour suivre en temps réel l'état d'avancement de son dossier et, éventuellement, créer des "tickets"

Analyse et reporting (pour la direction générale)

  • Gestion de la relation client en temps réel
    • Supervision de l'ensemble des données + avancement des projets
    • Visibilité instantanée des points bloquants (projets "suspendus", "annulés")
  • Recherches dynamiques
    • Module permettant de pratiquer des requêtes sur l'ensemble des données comprises au sein du logiciel
    • Possibilité d'enregistrer (et de modifier) ces requêtes afin de pouvoir les utiliser quand nécessaire
    • Extraction au format Excel
  • Module de statistiques
    • Permet un reporting au niveau de l'activité des commerciaux et de leurs managers
    • Permet la comparaison des données statistiques entre 2 périodes choisies
    • Extraction au format Excel

Toutes les informations du client sont centralisées

Informations personnalisées selon l'identité de l'utilisateur
Suivi des dossiers personnalisé au sein : des consoles de suivi, selon l'état d'avancement de chaque projet
Consultation et édition des dossiers personnalisés au sein : des fiches clients [> accès aux onglets en fonction des droits de l'utilisateur]

Consoles de suivi
Ce sont des recherches pré-définies en fonction des états des projets
Visualisation rapide des différentes étapes de la commande
Permet de retrouver rapidement un client (grâce aux filtres...)
Tenue de la recherche entre les différents onglets

Fiches / clients - projets - commandes
Les utilisateurs, en fonction des droits qui leurs sont propres, peuvent alimenter les projets (informations, photos, documents des clients…) et gérer les états principaux (financement, déclaration de travaux, installation…) jusqu'à la "clôture"
Une fonction "Générer la déclaration de travaux" permet, en un clic, de générer le document au format PDF, prêt à être imprimé et contenant l'ensemble des documents et informations nécessaires piochées au sein de la fiche du client. Le tout signé, tamponné et avec l'adresse du service municipal d'urbanisme concerné.

Le logiciel iColl permet également de générer des "fiches d'interventions techniques" spécifiques selon l'étape de traitement

(Prévisite, Installation, Raccordement, Consuel) et contenant automatiquement les informations nécessaires selon l'intervention programmée (coordonnées du client, informations liées au financement le cas échéant, documents administratifs à signer par le client, photos du lieu de l'intervention…).
Ces fiches d'interventions peuvent être générées en 1 clic, de façon à les imprimer ou à les adresser directement par emails aux équipes techniques en charge.

Alertes
En fonction de l'alimentation et du traitement des projets (validation, suspension, annulation…) par les utilisateurs autorisés, les différents intervenants (commerciaux…) sont prévenus par e-mail en temps réel

Accès spécifique au "client final"
Possibilité de générer un accès (personnel et protégé par mots de passe) au client final
Si cet accès est généré, le client final peut suivre, en temps réel, l'état d'avancement des grandes étapes de son projet
Si cet accès est généré, le client final peut également échanger avec les opérateurs au moyen d'un gestionnaire de tickets prévu à cet effet.

Gestion des rendez-vous

Gestion des rendez-vous des agents commerciaux

  • Génération automatique des agendas des agents commerciaux
  • Identification de la provenance des rdv : utilisateurs internes ou externes (gestion des call center et de leurs agents de téléprospection)
  • Création autonome de rdv manuellement (avec alertes automatiques selon distance/temps entre 2 rdv) ou via un import de fichier (en provenance de systèmes tiers)
  • Questionnaire de qualification du prospect et plan d'accès intégrés

Outils de gestion spécifiques

  • Gestion des rdv confirmés / non confirmés (avec possibilité d'attribuer les confirmations de rdv à des utilisateurs précis)
  • Gestion des rdv attribués / non attribués (aux agents commerciaux)
  • Gestion des rdv à repositionner
  • Interface permettant aux agents commerciaux de statuer leurs rdv (avec archivage de l'heure effective du statut)

Suivi et reporting

  • Console de recherches (avec extraction excel)
  • Consoles de supervisions simplifiées (avec extraction excel)

Reporting et Statistiques

Gestion de la relation client en temps réel
Supervision de l'ensemble des données + avancement des projets
Visibilité instantanée des points bloquants (projets "suspendus", "annulés")

Recherches dynamiques
Module permettant de pratiquer des requêtes sur l'ensemble des données comprises au sein du logiciel
Possibilité d'enregistrer (et de modifier) ces requêtes afin de pouvoir les utiliser quand nécessaire
Extraction au format Excel

Module de statistiques
Permet un reporting au niveau de l'activité des commerciaux et de leurs managers
Permet la comparaison des données statistiques entre 2 périodes choisies
Extraction au format Excel

Sécurité des données

Sauvegarde
Par défaut, notre service d’hébergement comprend la sauvegarde de vos données sur un serveur distinct. Ces sauvegardes sont effectuées à intervalle régulier sans perturber votre application en production, de manière incrémentale.
Les sauvegardes sont conservées à minima durant 7 jours sous forme d’archive, la dernière sauvegarde étant conservée décompressée afin de permettre une remise en ligne rapide de vos données en cas de problème.
Le système de sauvegarde est protégé et sécurisé : les données sont répliquées sur des disques durs par le réseau. Dans certains cas, ces sauvegardes sont faites sur support DLT ou LTO selon les volumétries.

Dans le nuage

iColl s’appuie sur un Cloud privé et un autre cloud privé relié en fibre pour le gérer. Ceci permet donc de synchroniser des bases de données en mode Master / Master, indispensable pour l’hébergement de grandes architectures.
Dans le principe de fond, le Cloud est fait pour apporter de l’élasticité aux infrastructures. Si le besoin de puissance augmente, il est simple de faire varier la voilure utilisée en Cloud en fonction du besoin.

iColl est un progiciel disponible sous forme de service en ligne (mode SaaS) dédié aux professionnels du secteur des nouvelles énergies.
Son déploiement personnalisé (avec possibilité de développement de modules sur mesure) en fait un véritable outil de gestion de leur relation client [CRM].

Le mode SaaS (Software as a Service) permet souplesse et simplicité dans la mise en œuvre de cette solution de CRM. 
Son principe est d’offrir une solution clé en main intégrant :

  • l’accès direct à l’application sans déploiement au sein de votre entreprise
  • l’accès à vos données en temps réel où que vous soyez, sans logiciel à installer, directement depuis votre navigateur Internet
  • nos services d’assistance pour être accompagné au quotidien dans votre utilisation
  • la maintenance de l'application (évolutions, sauvegardes…) pour vous concentrer sur votre métier

iColl Mobile

Application mobile destinée aux agents commerciaux. Disponible pour les environnements iOS et Androïd.

Interface d'alertes personnalisées

  • Rappel des rdv à statuer
  • Rappel des documents en attente de réception en fonction des projets concernés
  • Rappel des photos en attente de réception en fonction des projets concernés
  • Rappel des tickets clients en attente de réponse
  • Notification des projets dont les étapes importantes ont évolué...

Agenda mobile

  • Visibilité des rdv attribués avec informations détaillées
  • Possibilité de statuer et de commenter les rdv (avec archivage de l'heure et du lieu effectifs lors du statut) : les services administratifs sont alors notifiés et peuvent anticiper la gestion de ces dossiers
  • Localisation et itinéraire vers les rdv attribués
  • Visualisation des prospects présents sur la zone du rdv (pratique pour optimiser ses tournées de prospection)

Gestion de ses clients

  • Accès à toutes ses fiches clients en temps réel
  • Géolocalisation de ses clients
  • Possibilité de prendre les photos du lieu et de les insérer directement au sein de la fiche client (les services administratifs y ont alors accès instantanément)
  • Possibilité de répondre directement aux tickets clients
  • Fonction "mes clients autour de moi" avec visibilité instantanée des installations effectuées, géolocalisation et itinéraire (pratique pour visiter une installation avec un prospect)

Gestion de ses prospects

  • Accès à toutes ses fiches prospects en temps réel
  • Géolocalisation de ses prospects
  • Possibilité de prendre les photos du lieu et de les insérer directement au sein de la fiche client (les services administratifs y ont alors accès instantanément)
  • Fonction "mes prospects autour de moi" avec géolocalisation et itinéraire (pratique en cas d'annulation "tardive" du prospect initialement à visiter)


Liste des fonctionnalités principales
Gestion des clients / projets
Gestion des commandes engendrant les tâches des utilisateurs selon leurs profils
Génération personnalisée et automatisée de la “déclaration de travaux” auprès de la municipalité concernée (avec gestion automatique de la période d'instruction)
Gestion des utilisateurs
Par rôle (administrateur, utilisateur)
Par groupe (commercial, administratif, technique)
Par zone (France, région, département)
Chaque utilisateur a accès aux données selon son profil et intervient dans la gestion de la commande en fonction de ses droits
Gestion du catalogue
Gestion des fournisseurs
Gestion des catégories
Gestion des produits
Gestion des packages de produits
Gestion de l’ensemble des données
Clients / projets (identification, données techniques, photos techniques, documents clients...)
Projets / commandes (commercial, administratif, financier, technique...)
Commandes selon états / étapes
Reporting
Recherches simplifiées
Recherches détaillées (avec possibilité de mémorisation)
Statistiques commerciales détaillées (avec possibilité d’adjoindre des périodes comparatives)